Küreselleşme ve hızlı gelişen teknoloji, rekabeti de beraberinde getirdi. Teknoloji ve telekomünikasyondaki ilerlemeler, verimliliği ve tedarik zinciri entegrasyonunu arttırmıştır. Bu artış ta, müşterilerin beklentilerini yükseltmiştir.
Daha kısa sürede, daha ucuza, daha kaliteli bir ürün ve hizmet beklenmektedir. Bu beklentileri karşılamak için politika üreten şirketler, esneklik ve hızlı tepki yeteneklerini geliştirmeyi amaçladılar. Başarılı firmalar, iş süreçlerini teknolojiden yararlanarak yenilikçi bir şekilde yeniden tasarladırlar. Bu şekilde rekabetçi avantaj kazanımı ve stratejik hedeflere erişim mümkün olmuştur. Bu süreçteki yol gösterici önemi konular için, sorular sorarak ve cevaplayarak ilerleyelim.
Firmalar enformasyon sistemlerine neden yatırım yapar?
İşletmeler 6 stratejik amaca ulaşmak için enformasyon sistemlerine yoğun yatırım yapmaktadır: 1) Operasyonel mükemmeliyet (verimlilik sağlamak); 2) Yeni ürünler, hizmetler ve iş modelleri 3)Müşteri ve tedarikçiyle ilişkiler; 4)Etkinleştirilmiş karar verme; 5)Rekabetçi avantaj ; 6)Ayakta kalma (1) olarak sayılabilir.
ERP nedir?
ERP’nin pek çok geleneksel tanımı mevcuttur. ERP’yi ERP yapan özelliklerini sayarak tanımlarsak: Kısaca kurumsal kayıt sistemidir; Tek arayüzlü ve çok modüllüdür; Süreçler üzerine kurulmuştur; İş süreçleri, bilgi sistemi etrafında tekrar dizayn edilir; İş süreçlerinde, en iyi (genel geçer) uygulamaları barındırır; uyarlanması için organizasyonel analiz, değişiklik ve yeniden yapılandırma gerektirir. Yine ERP nedir sorusuna dönelim. ERP nedir? ERP bir PROJEDİR ve 3 ayaktan oluşur. 1) Yazılım (teknoloji); 2) İş Süreçleri; 3) İnsan Kaynağı (organizasyon). ERP projesi bu 3 ayak üzerine dayanır. Bu 3 ayaktan birinde bir sorun varsa, projeniz çatırdayacaktır.
Firmalar neden ERP arar?
Firmalar neden ERP arar sorusuna biraz daha pratik bakış açısından cevap verelim. Sebepleri sıralarsak: 1) Organizasyonel yapıdaki gereksinimler (Şirkette yaşanan sorunlar ör: sevkiyat, maliyet, iletişim sorunları, imaj); 2) Duyumlar (Rakip / Piyasa lideri kullanıyor); 3) Teknik olanakları (Verinin bir defada girilmesi, hızlı veriye erişim, hızlı karar alma alt yapısı& rapor aracı, son teknolojiyi kullanma olanağı ör: Mobil, E-fatura, Web etkileşimi, Barkod entegrasyonu vd.); 6)Kurumsallaşma aracı –tool-(Standardizasyon, en iyi iş uygulamalarını barındırma, sistemi veri tutarlılığına zorlaması, süreçlerdeki hataları ortaya çıkarması)
Kurumsallaşma ile ne ilgisi var ? ERP alıyoruz, kurumsallaşıyoruz??
Kurumsallaşma sonucundaki temel beklentimiz: 1)İşlerin, kişiye bağlı olmaması 2)İşlerin tanımlı, standart, denetlenebilir olmasıdır. İşte burada ERP’nin katkısı ön plana çıkar. Çünkü ERP ile şunlar sağlanır:
- İş bilgisinin standartlarının hazır bulunması (Standart iş süreçlerinin oluşması)
- İş kurallarının oluşması, buna uyulması (Prosedürler ile çalışma,)
- İş bilgisinin platforma tekil kaydedilmesi, erişilebilmesi (Gelir, giderleri izleyecek yapı; karar süreci için kaliteli veri ortamı ). Yani kurumsal hafızanın oluşması
- Kontrol imkanı (Büyüme aşamasında kontrollü büyüme)
Aşağıdaki şekilde örnek bir işletmenin stratejik hedefleri ve buradan aşağı doğru inerek, ERP fonksiyonlarına uzanan ilişkisi gösterilmiştir.
Şekil 1. Bir işletmenin stratejik hedefleri ve ERP fonksiyonları ilişkisi -örnek- (2)
İş süreci mühendisliği BPR adımları
Hızla büyüyen firmaların, iş süreçlerini teknolojiden yararlanarak, yenilikçi bir şekilde yeniden tasarladıklarını görüyoruz (3). Başarılı bir ERP uygulanması, kurumsal değişim gerektirir ve iş süreci çoğu zaman, yeni yazılım paketinden yararlanmak için yeniden yapılandırılır. ERP uygulamaları genellikle organizasyonlarda radikal bir değişim olacağı anlamına gelmektedir. Bu prosedür, süreç ve en başta da iş fonksiyonlarında temel bir değişikliği içermektedir (4). ERP geçiş sürecinde, gerçekten kurumsallığa katkı sağlanması hedeflenmiş ise, BPR (Business Process Reengineering) çalışması da yapılması söz konusu olacaktır. BPR kısaca İş süreçlerinin 1)analizi, 2)basitleştirilmesi, 3)yeniden tasarımı adımlarını içerir. Burada özellikle hedeflenen; Gereksizleri iş adımlarının kaldırılması, gereken iş adımlarının birleştirilmesi ve kağıt yoğun görevlerin (Ör: otomatik fatura gönderimi) ortadan kaldırılmasıdır. BPR adımları alt başlıklar ile şu şekilde sıralanabilir:
- 1-Değişecek süreci tanımla
- 2-Mevcut süreci analiz et: a) Modelle / Belgele /Giriş, çıkış, kaynak, faaliyetler; b) Gereksiz adımlar / Darboğazlar
- 3-Yeni süreci tanımla: a)Haritala / Olması gereken ile karşılaştırabilsin; b) GÖSTEREBİLMELİ: Zaman ve maliyet düşüşü, verim artışı. c) İş kurallarını oluştur / KPI belirle / Otomatikleştir
- 4-Yeni süreci uygula: Faaliyet ve iş kurallarına dönüştürülebilmeli
- 5-Sürekli ölç: a) Çalışanlar eski yapıya dönmek isteyebilir, bu performans düşürür; b) Zorluk: Direnç, rutin dışı farklıkların red edilmesi (1).
ERP uygulamaları, genellikle organizasyonlarda radikal bir değişim olacağı anlamına gelmektedir. Bu prosedür, süreç ve en başta da iş fonksiyonlarında temel bir değişikliği içermektedir.
Süreçlerimiz ne kadar olgun ?
ERP projesine başlarken, yönetim danışmanlığı desteğinde, bir ön analiz projesi yapılması şiddetle tavsiye edilir. Bu aşamada süreçler ve bilgi akışı gözden geçirmelidir. Süreçlerdeki sorunları çözümlemeden, ERP işine girmek, sorunlar yumağında kaybolmanıza neden olacaktır. Süreçleri değerlendirirken, aşağıdakine benzer şekilde süreçlerinizin olgunluk seviyesini ortaya çıkarmak faydalı olacaktır.
Tablo 1. Süreç olgunluk matrisi
Hedefler sayısallaşabilir mi?
ERP projesi başlangıcında ve devamındaki hedefleri, sayısallaştırmak ve izlemek gerekir. Ne idik, ne olduk? sorusunun cevabını bize verecektir. Aşağıdaki tabloda (5) bazı örnek ölçütler verilmiştir.
Tablo 2 Hedef kazanımlar ve ölçümleri
| İşlem | Mevcut (Önce) | Yeni Yapıda (Sonra) |
| Talepten nakde çevrim süresi | 10 gün | 7 (Azaldı) |
| Çevrim süresinin tutarlılığı | 3/4 | 19/20 |
| Sipariş işleme süreci | Günler | Dakikalar |
| Finansal dönem kapanış süresi | >9gün | Birkaç gün / anlık |
ERP’ye geçiş Sonrası, sistemi kendi kendine bıraksak, gider mi?
Tabiki gitmeyecektir. Mevcut iş akışına ve değişen enformasyon ihtiyacına göre değişiklikler yapmak gerekecektir. Bakım, sistem çalışır safhada iken, devamlılığının ve güncelliğini sağlanması çalışmalarıdır. Kısaca sistem kullanılır, belli periyodlarla değerlendirilir, uygun zaman planında gerekli değişiklikler yapılır. Bakım için ayrılan süre şu şekilde dağıldığı görülebilir: 1) %20 hata düzeltme, acil sorun giderilmesi; 2) %20 veri, dosya, yazılım değişiklikleri; 3) %60 sürecin verimliliğini artırmak için çalışmalar (Kullanıcı iyileştirmeleri / Dökümantasyon / Sistem bileşenlerinin yeniden kodlanması) (1). Burada asıl önemli kısmın, sistem verimliliğini artırıcı çalışmalar olduğu unutulmamalıdır. Çoğu zaman son kullanıcıya veya yönetime direkt sonuçları yansımasa da, sistemin devamlılığı, etkinliği ve performansı yani uzun vadeli geleceği için en kritik adımdır. Bu yüzden bu çalışmalar, iyi planlanmalı ve gelişmeler hakkında kullanıcılar ve yönetime periyodik bilgi verilmelidir. Aşağıdaki şekilde, ERP’ye geçiş sonrası, sistemi optimize etmek için yapılan çalışmalar gösterilmiştir.
Şekil ERP’ye geçiş sonrası çalışmalar (2)
Sonuç
Başarılı bir ERP uygulanması, kurumsal değişim gerektirir ve çoğu zaman, iş süreci yeni yazılım paketinden yararlanmak için, yeniden yapılandırılır. Çünkü şirket çapında bir uygulamada, kurumsal değişimin rolünü küçümsenemez. ERP uygulamalarının başarısı teknolojide değil, organizasyondadır. Yapısını, çalışanlarını ve sistemini ERP sistemine adapte etmeyen durgun bir kurum, başarısızlığa mahkumdur. Bir ERP uygulamasında kurumsal değişimin rolü göz ardı edildiği takdirde korkunç sonuçlar doğurabilecek, anlaşıldığında ise muhteşemler sonuçlar verebilecek belirleyici bir role sahiptir.
Kaynaklar
1. Laudon, K.C. ve Laudon, J.P. Management Information Systems 12th. New Jersey : Pearson, 2012.
2. Kocaoğlu, Batuhan. Sektör Deneyimleri. İstanbul : Orjinal, 2016.
3. Lee, Richard. Enterprise Transformation and Data Management. [yazan] James B. Ayers. Making Supply Chain Management Work: Design, Implementation, Partnerships, Technology, and Profits. s.l. : CRC Press, 2001, s. 283-289.
4. Motiwalla, Luvai. Enterprise Systems For Management. s.l. : Prentice Hall, 2008.
5. Evaluation Of Erp Implementation On Firm Performance: A Case Study Of A&T. Chan, Xin ve Yui-yip, Lau.
